如何在有限时间内合理安排工作
时间:2020-06-16 11:37
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时间紧迫而你又有很多事情要做?学习如何在有限时间内合理安排工作,将有效地提高你的工作效率。
如何在有限时间内合理安排工作的方法
1选择工作任务的范围。 每次把注意力集中在一类工作任务里,比如家庭作业、家务、整理文档、清洗碗碟等等。
2把工作任务罗列出来。 一般不超过12项任务。
3给每项任务标上重要程度。 从任务的价值高低,给任务编上重要性,重要性高的用
H 表示,重要性中等的用
M 表示,重要性低的用
L 表示。
4给每项任务标上紧急程度。 从任务的截止日期考虑,截止日期近的用
H 表示,中等的用
M 表示,远的用
L 表示。
5给每项任务表示所需时间和精力的多少。 从所需时间的角度考虑,耗时短的用
S 表示,中等的用
M 表示,耗时长的用
L 表示。一项任务虽然耗时短,但需高度集中注意力的,也应用M表示。
6从以上所列的三项指标,比较每项任务。 重点关注最重要、最紧急,而耗时最少的人物。
7清单看起来可能像下面这张图一样:
任务 | 重要性 | 紧急程度 | 耗时 | 排序 |
---|---|---|---|---|
检查家里防烟装置的电池情况 | 高 | 中等 | 短 | |
(再次)观赏《洛基恐怖秀》电影 | 低 | 高 | 中等 | |
支付水电费 | 高 | 高 | 短 | |
清理冰箱底部 | 中等 | 低 | 短 | |
理发 | 中等 | 高 | 中等 | |
重新装饰卧室 | 中等 | 中等 | 长 |
- 1排序。
- 将那些重要性最高、最紧急、而耗时最短的工作任务放在一起。
- 根据截止日期远近,给任务排序。
- 不重要、不紧急的事情可以往后拖一拖。
2将上图排序如下:
任务 | 重要性 | 紧急程度 | 耗时 | 排序 |
---|---|---|---|---|
支付水电费 | 高 | 高 | 短 | 1 |
检查家里防烟装置的电池情况 | 高 | 中等 | 短 | 2 |
理发 | 中等 | 高 | 中等 | 3 |
清理冰箱底部 | 中等 | 低 | 短 | 4 |
重新装饰卧室 | 中等 | 中等 | 长 | 5 |
(再次)观赏《洛基恐怖秀》电影 | 低 | 高 | 中等 | 6 |
- 1调整任务的顺序。 如果完成某项任务的时间不够,或者另一项任务的截止日期马上就到了,考虑调整下任务的顺序。
2将不同类型的工作任务交替完成。 将家庭作业与家务任务交替安排,例如整理了一段时间的文档之后,开始清洗碗碟,这样可以起到调节休息的作用。
3完成一项任务后将其在清单上划去。 这个动作会让你产生一种成就感,你还可以给自己奖励以获得更大的工作动力。